Besprechungen leiten
- Was tun, wenn plötzlich das Chaos ausbricht?
von Dr. Petra Krings, Consulting Group Berlin
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Auf den Punkt gebracht:
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Besprechungen zu leiten, gehört zum Alltagsgeschäft vieler Führungskräfte. Leider, mag der eine oder die andere stöhnen. Der Spruch: „Viele gehen rein, und nix kommt raus“ hat sich jedenfalls längst noch nicht erledigt. Effektiver werden Besprechungen vor allem durch eine klare Struktur. Geht es aber plötzlich heiß her, kann Struktur den gesamten Arbeitsprozess der Gruppe gefährden.
Wenn plötzlich das Chaos ausbricht
Vielleicht kennen Sie das: Nach einem vermeintlich harmlosen Einwand wird Herr Müller, bis dahin so besonnen, plötzlich heftig und „sieht an dieser Stelle überhaupt keinen Spielraum für eine Diskussion“. Frau Meier holt tief Luft und findet es „mal wieder völlig klar“, dass hier „was abgewürgt werden soll“, was Herr Müller natürlich nicht auf sich sitzen lässt. In kürzester Zeit reden - bei ansteigendem Lärmpegel - alle gleichzeitig, das heißt: fast alle, denn zwei stillere Teilnehmende ziehen es vor, fragende Blicke in Ihre Richtung zu senden… -
Was passiert hier? Und vor allem: Wie leiten Sie die Besprechung wieder in eine konstruktive Bahn?
Erstes Gebot, wenn der Sturm losbricht: Ruhe bewahren.
Zunächst: Bewahren Sie erst einmal Ruhe und meinen Sie nicht, sofort eingreifen zu müssen. Wenn eine bis dahin recht geordnete Diskussion plötzlich chaotisch wird, ist die Gruppe häufig gerade in eine stürmische, eine „Storming-“Phase eingetreten. Das ist dann kein Zeichen schlechter Besprechungsleitung, sondern kann ein ganz normales und sogar wichtiges Durchgangsstadium funktionierender Gruppen sein.
Gruppen durchlaufen nach einem bekannten Modell, das der amerikanische Psychologe Bruce Tuckman bereits 1965 entwickelt und 1977 ergänzt hat, typischerweise bestimmte Phasen. Das gilt für ihre Entwicklung als Gruppe insgesamt und auch für jedes neue Thema, das sie behandeln. Und es gilt für dauerhafte oder zeitweise Gruppen aller Art. Vielleicht erkennen Sie diese Phasen ja auch in Ihrer letzten Fortbildungsgruppe oder in Ihrem Lauftreff wieder:
1. Forming – Gründung und Orientierung = gegenseitiges Abtasten, Beziehung aufbauen (Kontakt)
2. Storming – Auseinandersetzung und Streit = Agenda setzen, Machtfragen klären (Konflikt)
3. Norming – Regelungen und Übereinkommen = Regeln finden und einhalten (Kontrakt)
4. Performing – Arbeiten und Leistung = kooperative und erfolgreiche Zusammenarbeit (Kooperation)
5. Adjourning – Auflösung = Abschluss der gemeinsamen Aufgabe.
Die Phasen können unterschiedlich lang dauern und unterschiedlich intensiv ablaufen. Eins bleibt aber gleich: Jede Phase baut auf der vorhergehenden auf, keine kann deshalb ohne Schaden für den weiteren Ablauf übersprungen werden. Was macht die Storming-Phase so wertvoll?
Storming-Phasen - die Scheinwerfer auf blinde Flecken
In Storming-Phasen geraten die Beteiligten deshalb so heftig aneinander, weil Kernfragen der Gruppe berührt sind: Grundsätzliche Ziele, Grenzen und Macht. Kommt eine Storming-Phase für Sie überraschend, zeigt das vor allem, dass ein sensibler Punkt bisher nicht für Sie - und vermutlich auch für andere Teilnehmende - sichtbar war. Das Ausbrechen einer Storming-Phase macht deshalb blinde Flecken sichtbar.
In Storming-Phasen geht es oft nur vordergründig um das inhaltliche Thema. Im Mittelpunkt steht vielmehr der Lebensnerv der Gruppe:
- Was sind ihre grundsätzlichen Ziele?
- Wo sind Grenzen des Aushandelns?
- Wer hat die Macht, die Agenda zu setzen?
Das Storming wird deshalb umso heftiger ausfallen,
- je stärker ein Punkt das Selbstverständnis der Gruppe oder einzelner Mitglieder berührt
- je mehr eine Grenze der bisherigen Diskussion verschoben werden könnte
- je offener die grundsätzliche Machtverteilung in der Gruppe ist.
Solche Fragen stehen meist nicht auf der offiziellen Tagesordnung. Sie sind auch nur beschränkt planbar. Deshalb ist es umso wertvoller, wenn sie angesprochen werden. Damit wird der Weg frei, Regeln dazu zu vereinbaren (Norming) und sich dann auf die Lösung der inhaltlichen Aufgabe (Performing) zu konzentrieren.
Storming-Phasen können jederzeit auftreten. Gruppen durchlaufen ihre Phasen im Großen und im Kleinen. Die Frage nach grundsätzlichen Zielen, Grenzen und Macht stellt sich also nicht nur beim Zusammenkommen der Gruppe, sondern kann bei jedem neuen Thema und bei jedem Unterpunkt eines Themas wieder aktuell werden.
Storming-Phasen leiten: 4 Tipps für die Balance zwischen Chaos und Struktur
Sie nutzen Storming-Phasen optimal, wenn Sie als Besprechungsleitung eine gute Balance zwischen „Zulassen“ und „Grenzen setzen“ herstellen können. Gute Balance heißt hier nicht, dass Chaos und Struktur gleiche Zeitanteile bekommen. Gute Balance heißt: Lassen Sie ausreichend helles Licht zu, damit der blinde Fleck erkennbar wird, aber lassen Sie das Licht nicht so grell werden, dass unter dem Fleck verbrannte Erde zurückbleibt.
Eine Besprechung in einer Storming-Phase gut zu leiten, ist nicht ganz einfach. Einerseits sollen wichtige Punkte, die offensichtlich „Aufreger“ sind, ja gerade angesprochen werden. Andererseits schlägt die Storming-Phase in eine destruktive Kraft um, wenn sie unüberbrückbare persönliche Gräben zwischen den Gruppenmitgliedern schafft, Ihre Autorität als Besprechungsleitung zerstört oder die Diskussion sich nur noch im Kreis dreht.
Hier vier Tipps, die Ihnen helfen, eine gute Balance herzustellen:
Tipp 1: Lassen Sie das Chaos zunächst bewusst zu.
Wenn Teilnehmende sich plötzlich und heftig jenseits der Tagesordnung äußern, ist die Versuchung groß, als Besprechungsleitung auf die Rückkehr zur Struktur zu dringen. Dahinter steht oft auch der Wunsch, sich und andere schnell aus der unkomfortablen Situation zu befreien. Widerstehen Sie trotzdem. Machen Sie sich bewusst, dass Sie gerade die Chance haben, etwas für die Aufgabenstellung der Gruppe Wichtiges zu hören. Lassen Sie den Sturm deshalb erst einmal losbrechen. Nehmen Sie in Kauf, dass andere Teilnehmende möglicherweise erst einmal irritiert sind über Ihr Nichteingreifen.
Tipp 2: Weisen Sie Gefühlsäußerungen nicht zurück.
Wir alle reagieren mit starken Gefühlen, wenn Punkte, die uns besonders bedeutsam sind und uns in unserem Selbstverständnis berühren, gefährdet scheinen. Nicht jede/r zeigt sie offen, aber unser Gehirn macht es jedem von uns unmöglich, rational über ein Thema nachzudenken, solange wir noch mit unseren Gefühlen beschäftigt sind. Schneiden Sie deshalb als Besprechungsleitung auch heftig gefühlsaufgeladene Äußerungen nicht gleich mit Forderungen wie „Wir sollten doch sachlich bleiben“ ab.
Weisen Sie gefühlsaufgeladene Äußerungen auch nicht stillschweigend dadurch zurück, dass Sie sie einfach ignorieren. Ignorieren ist nur dann ein Zeichen von Takt, wenn ein ungewolltes Missgeschick kommentarlos übergangen wird. In einer Diskussion, zumal in einer Storming-Phase, vermittelt Ignoriertwerden das Gefühl, nicht ernst genommen zu werden.
Tipp 3: Halten Sie nicht gleich gegen. Fragen Sie lieber nach: „Welche Befürchtung haben Sie?“
Wenn Teilnehmende sich sehr heftig äußern, steckt meist nicht böser Wille, sondern eine konkrete Befürchtung dahinter. Fragen Sie deshalb in ruhigem Ton nach: „Was ist Ihre Befürchtung?“ Oft greifen Teilnehmende gern das Angebot auf, ihre Sicht näher zu erläutern. Das wiederum ermöglicht es, wieder ins Gespräch über das sachliche Anliegen zu kommen, auch in der Gruppe. - Dieser Tipp gilt übrigens auch für andere Teilnehmende: Halten Sie nicht gleich gegen. Fragen Sie nach.
Tipp 4: Schützen Sie die persönliche Basis für vertrauensvolle Zusammenarbeit in der Gruppe.
Auch stürmische Äußerungen zuzulassen, bedeutet nun nicht, dass es dabei keine Grenzen gäbe. Gegenseitiger menschlicher Respekt ist die Basis jeglicher konstruktiver Zusammenarbeit. Wenn Teilnehmende diese Basis gefährden, ist es Ihre Verantwortung als Besprechungsleitung, klare Grenzen zu setzen und durchzusetzen. Umso mehr gilt das, wenn Sie gleichzeitig Führungskraft sind, also besondere Verantwortung für die Kultur in Ihrem Unternehmen tragen.
Aber wo liegt die Grenze genau? Das lässt sich nicht allgemein sagen. In einer miteinander vertrauten und untereinander vertrauensvollen Gruppe werden deutlichere Worte oder auch mal ein Verstoß gegen die Höflichkeit eher zu verkraften sein, als in einer eher distanzierten Gruppe. Vertrauen Sie da Ihrem Gespür. Aus meiner Sicht in keinem Fall tolerierbar sind persönliche Beleidigungen oder Entwertungen anderer Teilnehmender.
Nach der Storming-Phase: Norming - Mit den Ergebnissen weiterarbeiten
Im Anschluss an die Storming-Phase gilt es, die Themen, die es hervorgebracht hat, für die weitere Diskussion fruchtbar zu machen. In der Besprechungsleitung steht dann wieder das Strukturieren im Vordergrund.
Es sollte deutlich geworden sein, dass Storming-Phasen kein Selbstzweck sind. Deshalb schließt sich die Norming-Phase an, in der die aufgeworfenen Fragen geklärt werden. Hier kommt dann wieder Ihre Kunst, als Besprechungsleitung zu strukturieren, zum Zug. Geben Sie dazu jedem Thema aus der Storming-Phase einen Titel, formulieren Sie gemeinsam und schriftlich die genaue Frage zu dem Thema, entscheiden Sie, wie das Thema bearbeitet werden soll, bearbeiten Sie es und halten Sie das Ergebnis fest.
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Der Beitrag ist in leicht gekürzter Fassung veröffentlicht unter dem Titel "So leiten Sie chaotische Besprechungen" auf business-wissen.de.
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